L'automatisation consiste à déléguer à une machine, souvent un logiciel, des tâches répétitives et manuelles pour gagner du temps et de l'efficacité. En remplaçant ces processus manuels par des solutions automatisées, vous réduisez les erreurs humaines et libérez du temps pour des activités plus stratégiques.
Imaginons un projet avant l'automatisation. Ce projet comprend trois éléments clés :
Dans ce scénario, chaque modification d'un produit dans la base comptable nécessite une mise à jour manuelle dans la base de l'e-commerce. Ce processus devient rapidement fastidieux lorsqu'il faut gérer des milliers de références.
Maintenant, voyons ce même projet avec l'automatisation. L'idée est de synchroniser automatiquement la base de données comptable avec celle de l'e-commerce. Ainsi, dès qu'un produit est modifié, ajouté ou supprimé dans la base comptable, la base e-commerce est automatiquement mise à jour. Cela permet de garder le site e-commerce à jour en temps réel sans intervention manuelle, économisant ainsi de nombreuses heures de travail chaque mois.
Pour mettre en place une automatisation, deux éléments sont essentiels : le déclencheur et l'action.
1. Le déclencheur : Pensez au déclencheur comme à l'interrupteur d'une lampe. C'est l'élément qui lance le processus d'automatisation. Dans notre exemple, le déclencheur est toute modification (ajout, suppression, édition) d'un produit dans la base de données comptable. C'est cette action qui initie le processus automatisé.
2. L'action : Une fois le déclencheur activé, l'action correspond à ce que le logiciel doit accomplir. Dans notre comparaison avec la lampe, le déclencheur serait d'appuyer sur l'interrupteur, et l'action serait d'allumer la lampe. Dans le cadre de notre projet e-commerce, les actions consistent à appliquer les changements de la base comptable à celle de l'e-commerce : ajouter un produit, supprimer un produit, ou modifier un produit.
L'automatisation peut profiter à tous les départements d'une entreprise :
En somme, l'automatisation permet de gagner en productivité en réduisant le temps consacré à des tâches répétitives et en minimisant les risques d'erreurs humaines. Le plus important est d'identifier les processus les plus chronophages pour les automatiser.
Le premier cas d'usage que nous allons explorer consiste à automatiser la récupération hebdomadaire d'un indicateur de performance. Ce type de projet est particulièrement utile pour les managers d'équipe qui souhaitent suivre régulièrement les performances d'un département ou d'un service. En automatisant ce processus, les managers peuvent facilement partager ces indicateurs avec d'autres décideurs et avoir une vision claire de la performance, sans effort manuel.
Imaginons un manager responsable d'une boutique Amazon. Ce manager doit suivre divers indicateurs de performance, comme le nombre de commandes traitées, les problèmes rencontrés, ou encore le statut des expéditions. Ces données brutes sont souvent stockées dans une base de données, qui peut aller d'une simple feuille Google Sheets à une base de données SQL plus complexe.
L'objectif est de transformer ces données brutes en un graphe récapitulatif, mis à jour chaque semaine. Ce graphe illustrera la répartition des statuts des commandes et sera automatiquement envoyé par email au manager et aux autres parties prenantes. Le principal avantage de cette automatisation est qu'elle élimine la nécessité de créer manuellement le graphe chaque semaine. Le manager reçoit simplement le rapport directement dans sa boîte mail, lui permettant de se concentrer sur l'analyse des données plutôt que sur leur collecte.
Pour mettre en place ce projet, trois outils sont essentiels :
Grâce à cette automatisation, le manager reçoit chaque semaine un indicateur de performance sans avoir à le récupérer manuellement depuis Google Sheets. Il n'a pas non plus besoin de recréer ou de régénérer le graphe à chaque fois. Cette solution permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'assurer une communication fluide et régulière des performances à tous les décideurs concernés.
Le deuxième cas d'usage concerne l'automatisation de la veille, particulièrement utile pour ceux qui, comme moi, effectuent régulièrement des recherches sur YouTube. Que ce soit pour du contenu technique ou autre, on se retrouve souvent avec un grand nombre de vidéos à visionner, dont certaines peuvent durer plusieurs heures. Il est rare d'avoir le temps de tout regarder, surtout de manière active, tout en travaillant. Ce que je souhaitais faire, c'était rendre ce processus plus accessible en extrayant le contenu textuel pertinent des vidéos.
Dans ce cas d'usage, l'entrée est simplement l'URL d'une vidéo YouTube. L'objectif est ensuite d'extraire la transcription textuelle de la vidéo. En sortie, vous obtiendrez un article accompagné d'un résumé. Le principal bénéfice de cette automatisation est de réduire le temps passé à la veille, en accélérant le processus de visionnage des vidéos utiles et en se concentrant uniquement sur le contenu qui a une réelle valeur ajoutée. Ainsi, vous évitez de perdre du temps sur des vidéos qui ne sont pas pertinentes pour votre projet.
Pour mettre en place ce projet, vous aurez besoin de quatre outils différents :
Cette automatisation vous permet de gagner un temps précieux en optimisant votre veille sur YouTube. Plutôt que de visionner chaque vidéo en entier, vous obtenez un article et un résumé directement dans un document Google Docs, prêt à être consulté.
Il consiste à aider les utilisateurs à trier et à prioriser les emails qui arrivent dans leur boîte de réception. Ce projet est particulièrement utile pour les managers débordés, les chefs de projet, et toute personne recevant de nombreux emails chaque jour, nécessitant un tri et une priorisation efficaces pour rester organisé.
Les managers et gestionnaires de projets reçoivent souvent des centaines d'emails par jour. Face à ce flux constant, il devient essentiel de pouvoir prioriser les messages en fonction de leur importance et de les regrouper par thématique. Ce processus manuel est chronophage et peut entraîner des retards dans le traitement des emails. L'objectif de ce cas d'usage est d'automatiser ce tri, permettant ainsi à l'utilisateur de se concentrer sur les emails les plus importants.
En entrée, l'automatisation récupère les nouveaux emails reçus, incluant le titre et le contenu du message. En sortie, chaque email sera étiqueté avec un libellé correspondant à sa thématique (par exemple, "Projet", "Échange", "Négociation"), selon des catégories définies par l'utilisateur. Le principal bénéfice de cette automatisation est l'accélération du traitement des emails, permettant de prioriser les réponses en fonction de l'importance du projet ou de l'expéditeur. Les emails sont ainsi regroupés par libellés, facilitant la gestion quotidienne de la boîte de réception.
Pour réaliser ce projet, vous aurez besoin de trois outils distincts :
Grâce à cette automatisation, les utilisateurs peuvent rapidement trier et prioriser leurs emails, gagnant ainsi un temps précieux. En regroupant les emails par libellés pertinents, ils peuvent se concentrer sur les messages les plus importants et traiter efficacement leur boîte de réception. Ce processus automatisé réduit la charge mentale liée à la gestion des emails et améliore la productivité au quotidien.
Ce cas d'usage vise à simplifier et accélérer la recherche d'informations dans des documents PDF, souvent longs et complexes, en permettant une interaction directe avec le contenu du fichier. Cela est particulièrement utile pour ceux qui doivent fréquemment consulter de la documentation technique ou des rapports volumineux.
Dans de nombreuses situations professionnelles, il est nécessaire de lire et d'extraire des informations à partir de documents PDF. Ces documents peuvent être techniques et très longs, ce qui rend la recherche manuelle d'informations spécifique fastidieuse et chronophage. L'objectif de ce projet est de permettre aux utilisateurs de poser des questions directement au document et d'obtenir des réponses précises sans avoir à parcourir le texte entier.
En entrée, nous allons travailler avec un document PDF stocké sur Google Drive. En sortie, l'utilisateur pourra interagir avec ce document en posant des questions spécifiques et obtenir des réponses directement extraites du contenu du PDF. Les principaux bénéfices de ce projet sont de réduire le temps consacré à la recherche manuelle dans le document, d'améliorer l'efficacité du processus de lecture, et de garantir que les réponses fournies sont précises et basées sur le texte réel du PDF.
Pour réaliser ce projet, nous aurons besoin de quatre outils distincts :
Cette automatisation permet aux utilisateurs de gagner un temps précieux en interrogeant directement leurs documents PDF pour extraire des informations pertinentes sans avoir à parcourir manuellement chaque page. Cela améliore non seulement l'efficacité de la recherche d'informations, mais réduit également le risque d'erreurs ou d'oublis dans l'analyse des documents. De plus, en utilisant une méthode structurée pour éviter les "hallucinations" de l'IA (réponses inventées), le projet garantit que toutes les réponses fournies sont basées sur le contenu réel du document, rendant le processus fiable et précis.
Nous allons explorer les différents types d'outils d'orchestration disponibles, que nous avons classés en trois groupes en fonction de leur usage et de la taille de l'entreprise. Ces outils sont essentiels pour automatiser efficacement les tâches répétitives et libérer du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée.
Ce premier groupe d'outils est particulièrement adapté aux petites et moyennes entreprises, startups, ou structures avec peu de personnel technique. Ces solutions sont conçues pour être accessibles sans nécessiter de compétences techniques poussées, ce qui les rend idéales pour des équipes n'ayant pas de ressources informatiques spécialisées. Parmi ces outils, on retrouve :
Ces trois solutions sont simples à déployer et à utiliser. Leur principal inconvénient réside dans le coût, souvent élevé pour les petites entreprises, sauf pour n8n, qui est une solution open-source. n8n peut être hébergé sur votre propre serveur, offrant ainsi une option plus économique tout en gardant un contrôle total sur vos données.
Les grandes entreprises nécessitent des solutions d'automatisation robustes et intégrées, capables de s'adapter à des environnements complexes. Dans cette catégorie, nous retrouvons :
Power Automate, faisant partie de la suite Microsoft, est souvent le choix privilégié des entreprises qui disposent déjà de licences Microsoft. Il offre une intégration fluide avec d'autres services Microsoft, simplifiant la gestion des identifiants et l'intégration de diverses applications.
UiPath est un acteur majeur dans le domaine de l'automatisation des processus robotiques (RPA). C'est une solution robuste, principalement destinée aux grandes entreprises ayant des besoins d'automatisation complexes.
Enfin, les langages de programmation offrent une flexibilité maximale et sont les plus efficaces en termes de coûts récurrents, car ils ne nécessitent pas de licences. Cependant, ils demandent des compétences techniques avancées et un personnel qualifié pour leur mise en place et leur maintenance.
Le dernier groupe d'outils concerne les solutions d'automatisation destinées à un usage personnel, souvent utilisées pour des tâches simples liées à la domotique. Un exemple populaire est IFTTT (If This Then That).
IFTTT permet de créer des automatisations basées sur des déclencheurs simples, comme activer la Wi-Fi de votre téléphone lorsque vous arrivez chez vous, en utilisant la géolocalisation. Bien que ces outils soient pratiques pour la gestion de la maison connectée, leur utilisation dans un contexte professionnel est limitée en raison de coûts relativement élevés et d’une flexibilité restreinte.
Lorsque vous envisagez d'automatiser vos actions, il est crucial de connaître les pièges courants afin de les éviter.
Le premier piège à éviter est celui d'automatiser trop tôt. Il s'agit de vouloir automatiser un processus qui n'a pas encore été clairement défini ou qui est encore en cours de développement. Si le processus n'est pas encore bien établi, vous risquez de l'automatiser sans en avoir une compréhension complète. Avant de penser à l'automatisation, assurez-vous d'abord que le processus fonctionne correctement lorsqu'il est réalisé manuellement. Une fois que vous avez validé son efficacité, vous pouvez alors envisager de l'automatiser.
Le deuxième piège est de créer des automatisations trop complexes. Il est tentant d'intégrer de nombreux outils et de les regrouper dans un seul flux de travail complexe. Cependant, plus le processus est complexe, plus il est susceptible de rencontrer des erreurs à chaque étape. Une défaillance dans une étape peut rendre tout le processus inutilisable. Pour éviter cela, il est préférable de découper vos automatisations en plusieurs segments plus courts et plus simples. Un processus court et fiable est bien plus efficace qu'un long processus susceptible de dysfonctionnements.
Enfin, le dernier piège à éviter concerne les automatisations inutiles. Cela rejoint un peu le premier point sur l'automatisation précoce, mais ici, il s'agit d'automatiser un processus sans réel bénéfice. L'automatisation doit permettre de gagner du temps, pas d'en perdre. Il est important de trier les processus à automatiser en fonction de leur utilité. Par exemple, automatiser une tâche qui n'est réalisée qu'une fois par an n'a que peu d'intérêt. En revanche, si une tâche est répétitive, comme une action quotidienne ou hebdomadaire, et qu'elle est fastidieuse, elle mérite d'être automatisée. Il est essentiel de mettre en balance le temps que l'automatisation va vous faire gagner avec le temps nécessaire pour la mettre en place. Un bon indicateur est de calculer combien de temps votre automatisation vous fera économiser sur le long terme par rapport au temps nécessaire pour la développer.
En somme, l'expérience vous aidera à évaluer correctement ces paramètres et à déterminer quand et comment l'automatisation est rentable pour vous.
